Forside/ Inspiration til dit arbejdsliv/ Arbejdstid og fritid/ Mangler du tid til at fordybe dig i hverdagen? Få gode råd her!
Forside/ .../ Mangler du tid til at fordybe dig i hverdagen? Få gode råd her!

Lone savner tid til at fordybe sig

Som offentligt ansat jonglerer Lone med flere opgaver ad gangen og savner tid til fordybelse. Effektivitetsekspert Trine Kolding guider hende til større overblik og en bedre arbejdsdag. 
Ikon artikel
Journalist
Anneline Højrup

Trine Kolding er foredragsholder, underviser og forfatter til flere bøger om effektivitet og personlig planlægning. I 15 år har hun rådgivet ledere, medarbejdere og selvstændige om at få det optimale ud af tiden. Vi har bedt hende hjælpe 39-årige Lone Knudsen Krogsbøll, som er brand manager i Odense Kommune, hvor hun arbejder med udvikling og kommunikation. Typisk jonglerer hun med flere opgaver på samme tid, og en stor del af hendes job går ud på at besvare mails og telefonopkald.

- Jeg ser det som en del af mit job at blive forstyrret, men jeg kunne godt tænke mig at blive bedre til at arbejde grundigt og fordybet med mine opgaver. Ofte vælger jeg at gemme de opgaver, der kræver koncentration, til om aftenen, men jeg ville ønske, jeg i højere grad kunne løse dem i arbejdstiden. Jeg er god til at lave lister, men jeg er mindre god til at overholde dem, fortæller hun

Jeg er god til at lave lister, men jeg er mindre god til at overholde dem.

Lone, offentligt ansat

Eksperten

For Trine Kolding handler effektivitet ikke kun om at nå mere på mindre tid, men om at få overblik og overskud i hverdagen.

Hun er ekspert i planlægning og har siden 2000 undervist medarbejdere, ledere og selvstændige i større effektivitet, ligesom hun holder foredrag og har skrevet fem bøger om effektivitet – både på jobbet og i familien.

Se mere på www.trinekolding.dk

Deadlines, der overrasker

Lone går til mange møder og går næsten altid derfra med nye opgaver. 

- Jeg lover at kigge på noget inden næste møde, men glemmer det igen og får ofte først set på det i sidste øjeblik. I det hele taget opdager jeg tit deadlines i sidste øjeblik, hvilket sommetider betyder, at opgaven ikke bliver udført så godt, som jeg kunne tænke mig.

Ifølge Trine Koldings tidstypetest er Lone en tidsoptimist, der har tillært sig evnen til struktur. Hun føler behov for at planlægge, men føler sig ikke forpligtet af listerne, fordi hun arbejder lystbetonet og er god under pres. 

- Vores lister er tit ønskelister eller ”tøm hovedet-lister”, som er lange og ukonkrete. Når vi møder ind til sådan en liste, virker den overvældende, og det er helt naturligt at lede efter de sjove eller nemme punkter, så man hurtigt kan få sat nogle flueben, forklarer Trine Kolding. 

Opgave + deadline + arbejdstid

Hun anbefaler, at Lone forvandler sine lister til konkrete værktøjer.

- Vores korttidshukommelse kan kun håndtere 6-8 ting ad gangen, og for mange lister fylder pladsen op. Vælg i stedet at lave liste ét sted – og her skriver du både opgaven, deadline og hvor lang tid, du vurderer at skulle bruge på den. På den måde bliver listen et realistisk værktøj. 

Trine Kolding bider mærke i, at Lone ofte arbejder om aftenen.

- Når tid og opgaver ikke matcher, reagerer tidsoptimister som Lone ofte med at presse dagen. Eksempelvis ved at lægge møder lige efter hinanden, planlægge at tage telefonsamtaler i bilen eller tage aftenen til i brug. Det kan gå i nødstilfælde, men holder ikke i længden, advarer hun.

I stedet foreslår hun, at Lone ikke kun skriver deadlines på opgaver i sin kalender, men også afsætter den tid, hun regner med, de tager at løse.

- Desuden er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvor meget tid du bruger på uforudsete opgaver og afbrydelser. En spørgeskemaundersøgelse med 38.000 respondenter viste, at vi i gennemsnit bruger 40 procent af vores arbejdsdag på uforudsete ting. I dit job er det eksempelvis telefonopkald og mails, der skal besvares. 

Når tid og opgaver ikke matcher, reagerer tidsoptimister som Lone ofte med at presse dagen.

Trine Kolding, effektivitetsekspert

Pop-up er en dræber

Det kan Lone i høj grad nikke genkendende til. 

- Jeg har faktisk overvejet, om jeg kun skal tjekke mails om morgenen og igen efter frokost, for det er virkelig forstyrrende, at der hele tiden popper en boks op om, at der er kommet en ny mail. 

Og her er der lige netop en stor gevinst at hente. Forskning viser nemlig, at mange afbrydelser gør vores IQ 10 procent dårligere i forhold til den opgave, vi er ved at løse. 

- Slå altid pop up-meddelelser fra. Det kræver overnaturlige kræfter ikke at blive distraheret af dem, og i løbet af en dag giver det rigtig meget spildtid. Samtidig vænner hjernen sig til at blive afbrudt ofte og mister dermed evnen til at koncentrere sig dybt. Men måske vil det være voldsomt for dig og dine omgivelser, at du kun er kontaktbar på mail to gange dagligt. Prøv dig frem. Måske kan det også give mere tid til fordybelse, hvis du tjekker mails hver anden time, lyder rådet fra Trine Kolding. 

Hun lægger ikke skjul på, at det kræver tid og ressourcer at ændre sine vaner. Derfor er det vigtigt, at man finder sin motivation. Lone er enig og glæder sig til at afprøve de fem konkrete værktøjer, hun har fået med sig. 

- Det er jo mig selv, der ikke giver plads til fordybelse. Når jeg bliver trukket væk fra opgaverne, vil jeg tænke på, at jeg ved at fordybe mig kan aflevere større kvalitet og slippe for aftenarbejde. 

5 råd til Lone

  • Lav en samlet to do-liste med opgaver, deadline og forventet arbejdstid.
  • Læg faste opgaver ind i kalenderen som tilbagevendende aftaler.
  • Efter hvert møde lægges nye opgaver ind i kalenderen – både med deadline og tid til at udføre dem.
  • Find dine ”gulerødder” og fokuser på dem. I Lones tilfælde: Løse opgaver bedre og undgå aftenarbejde.
  • Læg mails med opgaver ind i kalenderen, så du afsætter tid til at løse dem.
     

Var indholdet interessant?
Ja
Nej

Vi har modtaget din kommentar

Dette kan også have din interesse