Morten sidder ved skriveord og kigger i kamera
Forside/ Inspiration til dit arbejdsliv/ Arbejdstid og fritid/ Morten savner tid til at skabe struktur
Forside/ .../ Morten savner tid til at skabe struktur

Morten savner tid til at skabe struktur

Planlægning er vigtigt for Morten, som er projektleder i en stor privat virksomhed. Men tiden til at strukturere sine projekter, bliver ofte slugt af hasteopgaver. Effektivitetsekspert Trine Kolding iler med gode råd. 
Ikon artikel
Journalist
Anneline Højrup

Trine Kolding er foredragsholder, underviser og forfatter til flere bøger om effektivitet og personlig planlægning. I 15 år har hun rådgivet ledere, medarbejdere og selvstændige om at få det optimale ud af tiden. Vi har bedt hende hjælpe 34-årige Morten Brander Eriksen, som er Senior Project Manager i Danske Capital, hvor han arbejder med projektledelse og produktudvikling. Ud over at udvikle nye investeringsprodukter fra en løs idé til lanceringen har han et bredt netværk på tværs af organisationen og er med til at løse driftsopgaver. 

- Det, jeg mest savner tid til, er de langsigtede projekter, som ikke har deadline lige rundt om hjørnet. Jeg udskyder ofte planlægningen og analysen på grund af andre og mere akutte opgaver. Det betyder, at mine planer ikke holder, og at projektet ender med at blive presset og forjaget, fortæller Morten. 

Jeg udskyder ofte planlægningen og analysen på grund af andre og mere akutte opgaver.

Morten, projektleder
Trine Koldning portræt

Eksperten

For Trine Kolding handler effektivitet ikke kun om at nå mere på mindre tid, men om at få overblik og overskud i hverdagen.

Hun er ekspert i planlægning og har siden 2000 undervist medarbejdere, ledere og selvstændige i større effektivitet, ligesom hun holder foredrag og har skrevet fem bøger om effektivitet – både på jobbet og i familien.

Se mere på www.trinekolding.dk

Drift vs. udvikling

Ifølge Trine Koldings tidstypetest er Morten en planlæggende tidsoptimist.

- Jeg kan godt lide struktur, men min planlægning er ofte for optimistisk i forhold til, hvad jeg reelt kan nå. Heldigvis arbejder jeg godt under pres, men når jeg er i sidste øjeblik med en opgave, må mine kolleger og samarbejdspartnere også løbe hurtigere – og det er ikke sikkert, at de har det på samme måde, siger Morten. 
For Trine Kolding er det nogle klassiske dilemmaer, Morten slås med. 

- Det er typisk – ikke mindst som projektleder – at man bliver fanget imellem drift og udvikling. Som tidsoptimist har du det endda godt med at arbejde under pres. Så du må spørge dig selv, hvad du får ud af at gå tidligere i gang med de langsigtede opgaver, lyder det fra eksperten. 
Men for at ændre en vane er det afgørende, at der er et merudbytte ved at gøre det. 

 - Hvis jeg kommer tidligere i gang, vil både jeg og min leder få et bedre overblik over projekterne. Det vil højne kvaliteten og også min egen tilfredshed. Desuden vil jeg undgå at lægge ekstra pres på kolleger og samarbejdspartnere, vurderer Morten. 

Forventer at blive afbrudt

Faktisk synes Morten, at udviklingsopgaverne er noget af sjoveste ved hans job. Men det er svært for ham at afsætte tid til at strukturere processen.

- Det er arbejdet med processen, som kræver fordybelse. Jeg har behov for tid til tænke over tingene og komme i dybden, før det bliver virkelig interessant. Når jeg så er i gang og har tid til at strukturere dem, er det rigtig spændende. 
Og her ser Trine Kolding en vigtig pointe. 

 - Mange opgaver har en indløbstid, og det betyder, at man springer dem over, fordi man tænker, at det ikke kan betale sig at gå i gang, fordi man snart skal til møde eller vil blive afbrudt om lidt. I stedet venter man på, at man får tid til at fordybe sig – men det sker ikke. Tid til fordybelse er ikke noget man får, men noget man tager sig, forklarer hun. 

Tid til fordybelse er ikke noget man får, men noget man tager sig.

Trine Kolding, effektivitetsekspert

En time kan være nok

Hun spørger ind til, hvor ofte Morten har behov for at afsætte tid til struktur og styring af langsigtede projekter. - Det afhænger af, hvor mange projekter vi har i gang, men ret ofte. Flere gange om ugen. Det er som regel ikke ved projekternes opstart, at det går galt, men når vi er i gang og skal opdatere projektplanen, fortæller Morten. 

- Når man skal ændre en vane, er det en god idé at indarbejde det som en fast rutine, indtil hjernen vænner sig til det. Derfor vil jeg foreslå, at du to gange om ugen lægger tid ind til at udvikle og følge op på projekter. Hvor lang tid har du brug for hver gang?
- Jeg tror, en time hver gang er overskueligt, vurderer Morten.
 
- Det er godt at være realistisk. Man kan nemt bliver for ambitiøs, og det lyder tillokkende at afsætte en halv eller hel dag til fordybelse. Men for de fleste er det urealistisk at trække så meget tid ud, hvor man ikke er tilgængelig for andre, siger hun. 

Det lyder tillokkende at afsætte en hel dag til fordybelse. Men for de fleste er det urealistisk at trække så meget tid ud.

Trine Kolding, effektivitetsekspert

Tænk strategisk

Hun understreger også, at det er vigtigt at lægge fordybelsestidspunkterne strategisk på nogle de tidspunkter, hvor der er mindst travlhed eller færrest afbrydelser. 

- Det vil nok være om morgenen eller eftermiddagen, men det er forskelligt fra uge til uge, hvornår mine møder ligger, siger Morten. 

 - Så vil jeg foreslå dig, at du hver fredag kigger frem i næste uges kalender og afsætter to tidspunkter til fordybelse. I starten kan du også oprette en påmindelse, som hver fredag husker dig på, at du skal planlægge næste uge, lyder rådet fra Trine Kolding.

 Morten sidder i storrumskontor, og hvis han skal koncentrere sig, tager han hovedtelefoner på. Han synes, der er for mange distraktioner ved at arbejde hjemme.

 - Der findes ikke én rigtig måde at finde plads til fordybelse. Hvis det fungerer for dig med hovedtelefoner, så er det fint. Andre har måske behov for at sætte sig alene i et mødelokale eller arbejde hjemme, siger Trine Kolding. 

 Morten kan godt se idéen i helt konkret at afsætte tid til fordybelse i kalenderen hver eneste uge. 

 - Og så vil jeg skrive min motivation ned, så jeg kan blive mindet om, hvorfor jeg skal holde fast og ikke lade mig forstyrre, når der kommer en kollega forbi. 

 - Det er jo også helt i orden at sige til kollegaen, at man kommer forbi hans bord om en time. Det vil de fleste være helt forstående overfor, lyder det sidste råd fra Trine Kolding. 

De tre tidstyper®

Tidsoptimisten – Spontan og arbejder lystbetonet. Bliver let opslugt og glemmer tiden. Har det svært med planlægning og er ofte for optimistisk i forhold til, hvor meget han/hun kan nå. Arbejder godt under pres og kan få et helt kick ud af det.

Tidsrealisten – Ved grundlæggende godt, hvor tid ting tager. Prioriterer og planlægger for at holde styr på tid og deadlines. I store træk holder planerne stik, men kan spoleres af for mange uforudsete hændelser og opgaver. 

Tidspessimisten – Pligtopfyldende og overholder aftaler og deadlines for enhver pris. Lægger buffere ind i kalenderen, fordi han/hun ved, at ting tager tid, og at hver dag byder på afbrydelser og uforudsete opgaver. Dog kan pessimisten have det svært med for mange afbrydelser.

Kilde: Trine Kolding, www.trinekolding.dk  


Var indholdet interessant?
Ja
Nej

Vi har modtaget din kommentar

Dette kan også have din interesse