Forside/ Inspiration til dit arbejdsliv/ Ledelse/ Sådan giver du en svær besked som leder
Forside/ .../ Sådan giver du en svær besked som leder

Sådan giver du en svær besked som leder

Fravær, mistrivsel, manglende arbejdsindsats eller samarbejdsvanskeligheder. Det kan være svært at vide, hvordan man tager sådan en samtale med sin medarbejder. Vi guider dig. 
Ikon artikel
Journalist
Lars Stig Madsen

Om Birgitte Poulsen

Seniorkonsulent i Cabi med ekspertise i sygefravær og HR.
HD i organisation og ledelse og en uddannelse som proceskonsulent.
Underviser private og offentlige virksomheder og organisationer i ledelse og håndtering af sygefravær.

Medforfatter til inspirationskatalogerne ”Den svære samtale” og ”Skab fremmøde med sund arbejdspladskultur” og flere andre publikationer udgivet af Cabi. 

 En samtale, hvor lederen vil have medarbejdere til at ændre adfærd, kan være svær. Det mener Birgitte Poulsen, der er seniorkonsulent hos CABI. 

- Det er ofte frygten for, hvordan det bliver modtaget, der gør samtalerne svære. Bliver jeg mødt med vrede eller gråd? Hvad nu, hvis vi slet ikke er på samme erkendelsesniveau? Kan vi komme til at tale om det her?   

Begge parter kan have noget på spil

Hun fortæller, at du som leder også kan have noget på spil ved de svære samtaler. For eksempel, hvis du ikke føler dig klædt på til samtalen eller skal tale med en medarbejder, du har en helt særlig relation til.

- Måske har man været på samme arbejdsplads i 20 år og er nærmest familiære i fritiden. Nu skal man så give en besked om, at det og det ikke længere går, og at medarbejderen skal ændre adfærd. 

Det kan også være svært at vide, hvornår du som leder skal blande dig, hvis det handler om problemer på hjemmefronten. Det kan ende med, at du ignorerer det eller lade som ingenting. Men ifølge Birgitte Poulsen skal en leder blande sig, hvis problemer på hjemmefronten påvirker arbejdets udførelse.

Sådan gør du

Birgitte Poulsen deler den svære samtale ind i tre faser: Før, under og efter samtalen.

Før samtalen
Indkald til mødet med en skriftlig invitation, hvor du er skarp på, hvad målet med samtalen er, og oplys om muligheden for at have en bisidder med. Handler det om medarbejderens sygefravær, skal det være tydeligt i indkaldelsen og dagsorden.

Før du sender indkaldelsen, kan det være en god ide at gå omkring medarbejderen og sige, at der om lidt kommer en mail med en mødeindkaldelse. Det afdramatiserer ofte situationen.

Forbered dig godt. Det er det halve arbejde. Hvad du vil have ud af samtalen, og hvilke spørgsmål der skal stilles. Sørg også for at have din dokumentation i orden, hvis samtalen fx skal handle om medarbejderens sygefravær.

Reflekter også over dine egne forståelser. Ved du, hvad der rent faktisk er galt, eller tror du det bare?

Under samtalen
Sæt rammen og sig, hvad målet med samtalen er og inviter til dialog. En god start er altafgørende. Selvom det er en svær besked, der skal gives, er det godt at anerkende medarbejderen for det, der går godt, og at vedkommende er værdifuld for virksomheden. På den måde sænker du paraderne hos medarbejderen.

Måden, man holder samtalen på, er forskellig fra leder til leder. Men du skal være tro mod dig selv. Nogle begynder med smalltalk, andre vil gå mere lige på. Medarbejderen skal kunne genkende dig som leder, ellers vil det virke påtaget.

- Det er altafgørende, at du som leder er lyttende og sætter dig selv og dine egne løsningsforslag lidt i baggrunden.

Birgitte Poulsen, seniorkonsulent

Om Cabi

Videns- og netværkshuset Cabi er en selvejende institution under Beskæftigelsesministeriet med egen bestyrelse.
Fungerer som brobygger mellem virksomheder og jobcentre og har som mission at fremme socialt engagement og rummelighed på arbejdsmarkedet. 
Indsamler, udvikler og formidler viden, værktøjer og inspiration så jobcentre og virksomheder kan anvende det i praksis.

Det er altafgørende,  at du som leder er lyttende og sætter dig selv og dine egene løsningsforslag lidt i baggrunden. Faktisk skal du lytte 70 procent af tiden. Dermed sikrer du et ejerskab på løsningerne hos medarbejderen.

Nogle gange vil samtalerne munde ud i klare aftaler. Andre gange vil det handle om, at det var en god samtale, som I fortsætter i løbet af et par dage. Det kan være, at både medarbejder og leder skal hjem og tænke over det, fordi der er kommet ny viden på bordet.

Efter samtalen
Send medarbejderen et referat om, hvad I aftalte. Har I lavet konkrete aftaler, skal du også sørge for at informere de rette parter. Det er desuden vigtigt, at du som leder følger op og holder ved i en travl hverdag.

Når du har haft en svær samtale med en medarbejder, er det en god ide at kikke forbi medarbejderen dagen efter. For der er følelser på spil i denne type samtale, og det er ikke sikkert, at alt kom frem ved samtalen dagen før. Måske er der noget, det er godt at få fulgt op på med det samme. 

Brug for juridisk rådgivning?
Som Krifa Basis- og Krifa Plus-medlem kan du få hjælp og rådgivning af vores mange jurister og advokater. 

Var indholdet interessant?
Ja
Nej

Vi har modtaget din kommentar

Dette kan også have din interesse