13 elementer til at give effektiv feedback

Feedback skal være konkret og vedrøre et specifikt område. Det skal også indeholde klare forventninger.

Feedback skal gives inden der går for lang tid fra det skete.

Feedback skal præsenteres på en positiv, taktfuld og ikke-truende måde. Den kollega, der giver feedback, skal forblive rolig og professionel under hele processen. Derudover skal tilbagemelding gives på det mest passende sted.

Giv altid feedback, der er baseret på adfærd, ikke medarbejdernes personlighed eller egenskaber, medmindre det er absolut nødvendigt. Det er nemmere at ændre sin adfærd end personlighed.

At medarbejderne gensidigt bidrager til feedbackprocessen og tilbyder løsninger eller kommentarer, det vil gøre det lettere at acceptere tilbagemeldingen.

Forsøg ikke at udsætte eller undgå at give feedback. Identificer problemet og giv feedback før det bliver et problem eller har stor indflydelse på arbejdspladsen.

Beskriv hvordan adfærden påvirker medarbejderne eller kunderne. Det vil bidrage til at lette forståelsen.

Undgå fordømmende sprog. Det vil reducere muligheden for at medarbejderen bliver defensiv og forsvarer sig. Det vil også øge sandsynligheden for, at tilbagemeldingen er objektiv og baseret på fakta og observerbar adfærd.

Feedbacken skal baseres på nøjagtige oplysninger. Giv data til medarbejderen med specifikke eksempler på observeret adfærd. Brug aldrig rygter som eksempler.

Grafer og diagrammer, der viser individuel og gruppepræstation kan bruges i feedbackprocessen på arbejdspladsen. Feedback skal også være kvalitativ, såsom uddrag fra kundeundersøgelser.

For meget feedback vil overvælde og forvirre medarbejderne. De vil være mindre tilbøjelige til at huske tilbagemeldingen eller foretage korrigerende handlinger. For lidt feedback er ikke tilstrækkelig til at fremkalde forandring.

Feedback i øst og vest, der er for kompliceret eller for ”pleasende” kan resultere i forvirring og fejlagtig vejledning.

Giv gerne feedback regelmæssigt.