Kvinde sidder og kigger skeptisk ved sin pc

Den besværlige mødedeltager

Her på siden finder du gode råd til, hvordan du som leder kan håndtere den besværlige mødedeltager.
Bessie Rauff

”Skal vi nu til møde igen?”

”Det bliver jo aldrig til andet end snak”

”De har jo besluttet sig, hvorfor skal vi så mødes?”

Fortsæt selv rækken af kommentarer. De færreste kan sige sig fri for at deltage i et møde, som man ikke er supermotiveret for at deltage i. Den manglende motivation kan komme til udtryk på mange måder. Og som mødeleder kan det være vanskeligt at håndtere og reagere konstruktivt på besværlighederne.

Besvær skyldes ofte uklarheder

Når mødedeltagere opleves som besværlige, er det ofte fordi, de ikke kan se formålet med mødet og derfor mister energien. Den bedste måde at undgå det er en grundig forberedelse fra mødelederens side og en tydelighed om, hvorfor mødet skal holdes, og hvad man forventer af deltagerne. Og ikke mindst tage mødeledelsen på sig og styre mødet. Men er det alligevel gået galt, kommer her nogle fif til at håndtere forskellige mødedeltagere, hvor motivationen er udfordret.

Gode råd til at håndtere (besværlige) mødedeltagerne

Nedenfor kan du læse om seks forskellige typer mødedeltagere, og hvordan du kan håndtere dem. Til hver deltager finder du et godt råd til dig, samt et spørgsmål du kan stille til mødedeltageren efter jeres møde.

  • Den sene mødedeltager

    Råd: Start til tiden alligevel og “begynd ikke forfra”, hvis en mødedeltager kommer for sent. Sæt mødekultur, møderegler og konsekvenser på dagsordenen, så I får nogle fælles rammer og regler.

    Spørgsmål: Når du kommer for sent, går vi glip af dine gode input. Hvad kan vi gøre for, at vi får glæde af dig under hele mødet næste gang?

  • Den uforberedte mødedeltager

    Råd: Stil krav og forvent, at medarbejderne forbereder sig. Uddel eventuelt konkrete opgaver og snak med medarbejdere om, hvad det handler om, hvis de kommer uforberedte. 

    Spørgsmål: God forberedelse giver mere frugtbare drøftelser og møder, er der noget, jeg kan gøre, for at du får prioriteret tid til din forberedelse?

  • Den passive mødedeltager

    Råd: Overvej mødeformen og kør en runde, hvor alle kommer til orde. Husk også de mere stille medarbejdere.  

    Spørgsmål: Din erfaring og viden er vigtig for teamet. Hvad kan jeg gøre, for at du får sat den mere i spil til mødet?

  • Den digitale mødedeltager, der SMS'er og mailer

    Råd: Aftal spilleregler i begyndelsen af mødet. 

    Spørgsmål: Jeg kan se, du er i gang med noget vigtigt på telefonen. Det forstyrrer mødet, så kunne jeg bede dig om at gå ud og gøre det færdigt?

  • De snakkesalige mødedeltagere

    Råd: Skab fælles forventninger. Synliggør input og undgå gentagelser. Hjælp hinanden med at holde jer til emnet. Hvad er relevant, og hvad er interessant? Opfyld de sociale behov  fx med tjek- ind med kaffe 10-15 minutter før mødestart.

    Spørgsmål: Du har mange gode pointer. Hvordan kan vi få sat dem i spil uden det tager for meget taletid fra de andre deltagere?  

  • Den stridslystne og negative mødedeltager

    Råd: Vær opmærksom på din egen attitude og måde at sige tingene på. Anerkend det sagte – personen kan have en god pointe, selvom det kommer uheldigt ud. 

    Spørgsmål: Hvad ligger bag de frustrationer, du lufter – er der noget vi har overset ift. det punkt, vi drøfter? Eller er der noget, der bekymrer dig?


Inviter kun de nødvendige deltagere

En god måde at forebygge dårlige møder på er forberedelse og tydelig kommunikation om, hvad formålet med mødet er. Lav en dagsorden, der viser, hvad I skal gennemgå og opnå med mødet, så alle ved, hvad der skal ske og hvorfor de er indkaldt.

Elon Musk – manden bag Tesla – har en regel om, at ender man til et møde, hvor man ikke oplever, at man har noget af værdi at bidrage med, skal man rejse sig at gå. Den nemmere og mindre drastiske løsning kunne være altid at forholde sig til, hvem man indkalder og hvorfor.

Overvej derfor altid, hvem der skal med til mødet. Møder tager tid fra andre opgaver, derfor er det vigtigt kun at invitere de rette og ikke bare invitere hele teamet, hvis det strengt taget ikke er nødvendigt. Fortæl altid, hvad du håber deltagerne kan og vil bidrage med.

Jo mere tydelig du er omkring deltagelsen og formålet jo større er chancen for succesfulde møder, og du undgår sandsynligvis besværlige mødedeltagere, fordi de ser værdien i deres bidrag og tilstedeværelse.

Tjekliste til mødeafholdelse
  • Præsenter dagsordenen og formålet med de enkelte punkter 

  • Beslut sammen med mødedeltagerne, hvilke konklusioner, der skal drages og føres til referat (Skab overblik ved at opsummere når punktet er overstået)

  • Vær fleksibel (Giv plads til ideer under styring, men husk tiden) 

  • Skab fremdrift under drøftelserne

  • Sørg for en klar opgavefordeling med deadlines

  • Hjælp med at holde en god tone

  • Overhold tiden

  • Lad alle komme til orde

  • Hold pauser og icebreakers, hvis mødet er langt

  • Rund mødet godt af og sig tak for deltagelsen