Kvinde griner til et møde

Hold effektive møder

Afdelingsmøder eller teammøder er ofte en tilbagevendende begivenhed, og derfor er det særligt vigtigt, at du som leder løbende overvejer, hvorfor I holder møderne, og hvad du gerne vil have ud af dem.
Bessie Rauff
Indholdsfortegnelse

Hold effektive møder. Ellers bliver det hurtigt til rutine, hvor der er fare for alle mister energien. Målet med et afdelingsmøde er, at alle går derfra med god energi og lyst til at arbejde videre med de aftaler eller beslutninger, som I har truffet på mødet. Derudover er afdelingsmøder også en god anledning til at arbejde med det kollegiale fællesskab og give samarbejdet et boost.

Som leder skal du tænke mødet igennem fra start til slut og have tjek på, hvad der skal ske.

Nedenfor finder du gode råd og øvelser til før, under og efter mødet.


Før mødet

Forberedelse inden du indkalder til mødet

Inden du inviterer til mødet, kan du med fordel stille dig selv en række spørgsmål, som hjælper dig med at blive helt skarp på, hvorfor I skal afholde et afdelingsmøde:  

  • Hvad er formålet med at vi mødes?  

  • Hvordan bliver vi klogere på de opgaver og udfordringer vi skal løse? 

  • Hvad er det meningen vi skal få ud af det? Resultater? 

  • Hvad kan vi/kan vi ikke gøre – hvad er mulighederne og begrænsningerne? 

  • Hvilke metoder kan vi mest hensigtsmæssigt bruge for at få det ud af mødet, som vi gerne vil?

Den gode indkaldelse 

Afdelingsmøder indeholder naturligvis en gennemarbejdet dagsorden, som kommer ud i god tid, og hvor det er tydeligt, hvad de forskellige punkter indeholder. Du kan læse mere om, hvordan du udarbejder en god dagsorden og forbereder sig som mødeleder i artiklen ”Mødeledelse der virker”.

Overvej om der er nogle punkter, som du kan uddelegere til dine medarbejdere. Det sikrer både engagement og frigiver energi til dig, så du kan fokusere på at være mødeleder.

Tjekliste til den gode indkaldelse:  

  • En præcis dagsorden, hvor det er tydeligt, hvad punkterne indeholder  

  • Tydelighed om, hvad alle eventuelt skal forberede 

  • Uddelegering af punkter til relevante medarbejdere 

  • Referat fra sidste afdelingsmøde vedhæftes  

  • Alt sendes i tilstrækkelig god tid til alle har en reel mulighed for at forberede sig

  • Hent en skabelon herunder, du kan bruge til skabelon og referat.


Under mødet 

Få driften overstået og kast jer over dialog og udvikling 

Møder indeholder ofte både driftspunkter og udviklingspunkter. Driftspunkter kunne fx være budgetter, orienteringer fra ledelsen, information om vagtplaner og ferieafholdelse. Hold driftspunkter korte og overvej, hvordan I kan minimere dem mest muligt, fx med skriftlige orienteringer eller en mail fremfor at bruge taletid på punkter, som måske ofte ender med envejsinformation på mødet.

Udviklingspunkter og emner, der lægger op til dialog, er ofte mere engagerende. Det kan være udvikling af konkrete opgaver eller et punkt, hvor I sætter fokus på arbejdslysten i teamet. Du kan hente inspiration til, hvordan I kan tale om det gode samarbejde i hæftet ”Sæt Spot på samarbejdet”. Her kredser alle øvelserne om, hvordan I kan arbejde med trivslen på jeres arbejdsplads.

Eksempel på øvelse: Skattejagt på personalemøderne

FORMÅL: Målet med øvelsen er, at I får øje på de handlinger, der har betydning for tillid og samarbejdsevne i kollegaflokken.  

1. Lederen aftaler med to medarbejdere, at de skal være skattejægere under mødet. Skattejægernes opgave er at registrere og samle handlinger og adfærd på mødet, som styrker tilliden og samarbejdsevnen. De skal lægge mærke til:

Tillid: Læg mærke til omgangstonen, hvad må man tale om, og hvad må man ikke tale om? Må man tale ud? Må man være uenige? 

Samarbejde: Kender I hinandens kompetencer og arbejdsopgaver? 

2. Efter mødet samler lederen og skattejægerne op og planlægger en præsentation af resultaterne på et kommende møde ud fra følgende spørgsmål:  

a) Hvilke handlinger skabte tillid?

b) Hvilke handlinger underbygger samarbejdsevnen? 

3. På et kommende møde fremlægges resultaterne. I aftaler, hvad der skal fokuseres på og udbygges fremadrettet. Sørg for, at skattejægerne på de kommende møder registrerer om kollegaerne lever op til de aftalte tiltag. 

Varier mødeformen 

Overvej hvordan du kan variere mødeformen, så I holder energien. Du kan hente inspiration til at skabe energifyldte møder i artiklen ”Skab energifyldte møder” – det behøver ikke være skæg og blå briller for, at det virker. Det kan også være små ting, du justerer på, som at summe med sidemanden, tage et punkt stående, gå en tur og drøft et punkt to og to eller begyndt et punkt med to minutters individuel tavs forberedelse.

Led mødet 

Som mødeleder skal du være på og sørge for I holder tiden, at der er fremdrift og I får samlet godt op på de forskellige punkter. Du skal sørge for alle kommer på banen og skabe gode rammer for, at alle kan bidrage.

Du kan få gode råd til at være mødeleder i artiklen ”Mødeledelse der virker”.


Efter mødet 

Når mødet er færdigt, er det vigtigt at få sendt referat ud og få samlet op på opgaver kort efter mødet. Energien og hukommelsen er som regel størst i dagene efter mødet. Send derfor referatet ud hurtigt, gerne samme dag eller senest få dage efter.

Sæt tid af i din kalender til at samle op på mødet. Måske du selv er gået fra mødet med nye opgaver, eller måske du har brug for at samle op med medarbejdere, som fik en opgave med fra mødet.