Personer sidder sammen til møde

Mødeledelse der virker

Som mødeleder skal du tage ledelsen på dig og tage styringen under mødet. Her finder du nogle værktøjer og gode fif til, hvordan du afholder effektive møder.
Bessie Rauff
Indholdsfortegnelse

En præcis dagsorden

En dagsorden skal hjælpe mødelederen og deltagerne med at forberede sig godt til mødet. Formålet med dagsordenen er at motivere til deltagelse, skabe forventninger og overblik over indholdet og give alle en reel chance for at forberede sig.

Snyde dagsorden er no-go

En snyde-dagsorden er en dagsorden, hvor der ikke rigtig står noget, det kunne være punkter a la siden sidst, præsentation af projekt, budget, eventuelt. Her gør man det meget svært for mødedeltagerne at forberede sig ordentligt.

Overvej i stedet, hvordan du kan sammensætte en dagsorden, hvor det er tydeligt, hvad de enkelte punkter indeholder, og om punktet er til orientering, udvikling eller til kvalificering af en ide eller beslutning. Skal I planlægge en sommerafslutning i børnehaven så skriv fx:

1. Planlægning og koordinering af sommerafslutning   a) Tema 

b) Aktiviteter 

c) Indbydelser og tilmelding 

d) Mad  

e) Praktiske opgaver 

f) Fordeling af opgaver

En beskrivende dagsorden giver alle mulighed for at forberede sig og måske overveje, hvor man særligt selv gerne vil byde ind og hjælpe til.

Det gode referat

Et referat fungerer ofte både som dokumentation og arbejdsredskab. Det er derfor væsentligt at det er:  

  • Overskueligt 

  • Let læseligt  

  • Skrevet neutralt  

  • At referatet sendes ud hurtigst muligt – helst samme dag

Bed en anden være referent 

Det er ofte en god ide at uddelegere referentopgaven, så man som mødeleder kan koncentrere sig om at lede mødet. Helt lavpraktisk kan det være en fordel at referent og mødeleder sidder ved siden af hinanden, så mødelederen kan sikre sig, at referenten kan følge med.

Hvis man har forberedt punkterne og noteret sig om det er punkter til beslutning, orientering eller udvikling er det meget nemmere at være referent, så ved man om det er beslutningerne, der skal noteres, eller om der er behov for mere uddybning på konklusionerne.

Som mødeleder er det vigtigt, at man jævnligt opsummerer væsentligt indhold og hjælper med at formulere konklusionen efter hvert punkt, det hjælper både referent og mødedeltagerne med et overblik. Referenten har også ansvaret for at bede om præciseringer, hvis det er uklart, hvad der skal føres til referat.

Led mødet – et punkt ad gangen

Som mødeleder er det dit ansvar at sikre dig alle ved, hvorfor punktet er på dagsordenen, og hvad formålet er. Er det et punkt til orientering, beslutning eller ideudvikling? Hvad skal I stå tilbage med, når I lukker punktet?  Sæt tid på alle punkterne, det hjælper både dig, der er mødeleder og det hjælper med at justere deltagernes forventninger til, hvor meget tid, der er til punkterne.  

Den korte orientering

Orienteringspunkter holdes helt korte. Overvej om de med fordel kan klares inden møderne. Bed i stedet deltagerne om en skriftlig orientering, og bed alle om at have læst hinandens orienteringer. I kan derefter nøjes med at bruge et par minutter på mødet til opklarende spørgsmål eller til at flage for en særlig væsentlig pointe.

Beslutning

Kræver punktet en beslutning, så begynd eventuelt punktet med at bede alle i tavshed at overveje punktet og notere lidt stikord. Det hjælper alle til at fokusere tankerne og vælge det væsentlige ud inden diskussionen begynder. Er beslutningen vanskelig og følsom, så vær meget opmærksom på at styre tiden, undgå gentagelser og sørg for at alle kommer til orde.

Her er det særligt vigtigt, at du som mødeleder konkluderer tydeligt og I får det besluttede ført til referat.

Ideudvikling

Udviklingspunkter giver ofte energi på et møde, der måske ellers er driftstungt. Ideudvikling kan være alt fra juleudsmykning af butikken, en sommerfest i børnehaven til en forbedret kunderejse på hjemmesiden.

Er der mange iderige deltagere kan det til gengæld også hurtigt løbe af sporet og tiden stikker af. Vær tydelig om, hvad I skal udvikle på, og hvad I skal nå. Uddeleger gerne opgaven med at lede processen, så er det nemmere at være mødeleder og holde overblikket og styre tiden.

Ideudvikling og planlægning løber måske over flere møder, så sørg for, at I når et stykke fremad, og får noteret jeres beslutninger, så I ikke starter forfra på ideudviklingen, når I mødes igen. Bed også gerne deltagerne forberede sig inden mødet, så alle medbringer egne tanker på ideerne.

Hent det digitale hæfte ”Sæt spot på mødeformen” herunder. Der er også gode ideer til, hvordan I kan gennemføre en ideudvikling.

Hold tiden og følg dagsordenen

Sæt tid på punkterne og sørg for at italesætte, hvis tiden løber, og der skal lægges an til en konklusion. Sig højt, hvis du oplever, at samtalen kører i ring og mind om, at I skal hjælpe hinanden med kun at komme med nye perspektiver.

Er det et beslutningspunkt eller ideudvikling, I er i gang med, så skriv gerne på en tavle, brug papirlapper osv. Så er det nemmere for alle at se, hvilke pointer og ideer, som allerede er kommet frem.

Kommer der nye og måske vigtige ideer eller emner på banen, som ikke er relevante for det I, taler om nu, så hav en parkeringsplads, hvor I kan skrive punkterne op, så emnerne bliver parkeret til et fremtidigt møde.

Helt konkret kan du som mødeleder også bede om korte indlæg, måske have et timeglas eller en timer, så indlæg holdes korte. Bed deltagerne markere, når de har et input, så alle kommer til orde og du kan holde styr på rækkefølgen.

Engager mødedeltagerne i at holde fokus

Er dagsordenen kompakt og har deltagerne mange input kan I fordele nogle fokuspunkter mellem jer alle. Det kunne fx være I vælger nogle, der skal: 

  • Holde øje med om I lytter til hinanden og ikke afbryder 

  • Sikre, at I bliver ved punktet  

  • Holder øje med tiden 

  • Lægger mærke til gentagelser  

  • Hejse flaget for pauser, når energien dør ud 

I kan evt. lade rollerne gå på skift undervejs.

Få alle på banen

I de fleste medarbejderflokke er der forskel på, hvor meget de forskellige taler. Nogle taler mens de tænker, og kommer derved frem til en mening eller ide, mens andre er mere stille og tænker tingene igennem, inden de sætter sig selv i spil.

Det betyder, at nogle medarbejdere hurtigere kommer på banen end andre, og derved kan komme til at farve debatten, og gruppen kan gå glip af gode input fra de mere tænksomme. Som mødeleder kan det være en god ide at bruge forskellige metoder til at få alle i spil. Det kunne fx være: 

  • Et minuts tænkepause inden et punkt, hvor alle noterer tanker ned på en lap papir  

  • En kort runde, hvor alle kommer til orde 

  • Mulighed for at tale to og to eller i mindre grupper inden punktet drøftes rundt om hele bordet 

  • At du som mødeleder spørger de stille deltagere om, de har nogle perspektiver, som de vil dele