TIL PRIVATE TIL ERHVERV
BLIV MEDLEM
Log ud
Kvinde sidder til onlinemøde

Møder bag skærmen

Digitale møder kræver endnu mere disciplin og mødekultur, da vi ikke har den fysiske kontakt og kropssproget at forholde os til. Derfor er der en række opgaver, som er særligt vigtige for mødelederen.
Ledelse
Sidst opdateret 22/7-2021
Bessie Rauff
DELDEL ARTIKEL

Mødelederens opgaver ved digitale møder

Før mødet

  • Sørg for, at det er fremgår, hvor og hvordan mødet holdes og de rette links er med, så alle kan logge på.

  • Skriv gerne dit telefonnummer i mødeindkaldelsen, så deltagerne kan ringe, hvis der opstår tekniske problemer.

  • Bed deltagerne være klar ti minutter inden mødestart

  • Planlæg en stram dagsorden, hvor det er tydeligt, hvad de forskellige punkter indeholder, og hvordan man skal bidrage som mødedeltager.

  • Inviter kun deltagere, der skal bidrage – virtuelle møder fungerer bedst med færre deltagere.

  • Planlæg kortere møder – virtuelle møder kræver mere koncentration, så hold dem gerne under 60 minutter. Er de længere så indlæg pauser.

Under mødet

  • Hold øje med alle møder ind.

  • Bed deltagerne om at logge på med video, så alle kan se hinanden.

  • Sørg for godt lys og gerne en rolig baggrund.

  • Tag mødeledelsen på dig og styr mødet stramt.

  • Præsenter deltagerne.

  • Indled mødet med 5-10 minutters energi-tjek, hvordan går det og small talk. Det hjælper til at binde jer socialt sammen og skabe god stemning gennem mødet.

  • Udpeg en ordstyrer og aftal hvordan I ”bryder” ind. Er der en ræk hånden op funktion, eller skriver man i chatten eller?

  • Bed deltagerne slukke deres mikrofon, når de ikke taler, det mindsker støjen.

  • Følg de almindelige møderegler. Læs mere om mødeledelse og mødeplanlægning.

  • Del slides via fx skærmdeling med dagsorden og lav visuelle slides, der understøtter strukturen og hvilket punkt I arbejder med.

  • Lav gerne løbende check ind, fx bede deltagerne svare på et afklarende spørgsmål i chatten, eller give thumbs up osv.

  • Afslut mødet med at deltagerne kort beskriver, hvilke opgaver de går fra mødet med, eller hvad de tager med fra mødet, som giver dem energi til at arbejde videre.

Efter mødet

  • Send referat hurtigst muligt, senest dagen efter.

  • Evaluer mødet – hvad kan du forbedre fremadrettet.

Møder med både digitale deltagere og mødelokale

Hvis I skal afholde et såkaldt blended meeting, hvor der både er deltagere, som er mødt op og sidder sammen fysisk, mens andre mødedeltagere deltager enten hjemmefra eller en anden lokation, så kan det stille nye krav til, både vores tekniske evner, vores måde at lede møderne på og ikke mindst deltage på.

Her er det rigtigt vigtigt, at alle mødedeltagere logger på med video, så man kan se hinanden. Ellers bliver det meget svært at folde fokus og føle sig som en del af mødet, hvis man sidder med digitalt.

De seks møde-faldgruber: 

  • 1
    Vi ved ikke, hvor mødet finder sted

    Vær ekstra opmærksom på, om der er indkaldt til et fysisk møde i et mødelokale, et digitalt møderum eller begge dele. Der kan opstå forvirring, når vi bruger de digitale mødeformer i højere grad.

  • 2
    Vi ved ikke, hvem der er med på mødet

    Vær ekstra opmærksom på at præsentere alle deltagere på mødet. Både dem i lokalet og dem, der er med digitalt.

  • 3
    Mødeledelsen bliver utydelig

    Det er ekstra vigtigt i et blended meeting at være opmærksom på mødeledelsen. Vær tydelig på dagsordenen, hvordan deltagere skal byde ind og på at opsummere de enkelte punkter. Det er ekstra udfordrende, når vi ikke kan se hinanden alle sammen, og det kræver en mere stringent mødeledelse.

  • 4
    Du kobler af, når du er på afstand

    Hvis du deltager i et møde virtuelt, og mange af de andre deltagere er samlet fysisk, er der en risiko for, at du ikke oplever dig så stor en del af mødet og kobler af rent mentalt, eller du faktisk slukker for kameraet, fordi du ikke kan fornemme, at det gør nogen forskel. Her skal vi være ekstra opmærksomme som mødedeltagere at byde ind, være aktivt deltagende og holde fokus.

  • 5
    Der opstår møder i mødet

    Der kan ske det, at der pludselig er gang i flere møder, når vi er til et blended meeting. Der er et møde i gang, som vi alle er indkaldt til, og så foregår der et andet møde oveni i det fysiske mødelokale mellem deltagerne der. Der bliver snakket med sidemanden eller grint af noget, som kun dem i lokalet kan høre eller fornemme. Det er med til at skabe flere møder i mødet og til at koble deltagere, der er med virtuelt, af mødet. Her kræver der disciplin af de deltagere, der er mødt ind fysisk sammen for at undgå denne faldgrube.

  • 6
    Der sker noget rundt om mødet, som ikke alle er med i

    Der kan opstå samtaler mellem de fysiske mødedeltagere både før, under eller efter mødet, som de virtuelle deltagere på mødet ikke er en del af og ikke får del i. Her udveksles der nogle gange indtryk af mødet, vigtig information eller laves aftaler, som det er vigtigt at informere de virtuelle deltagere om efterfølgende. Det er et opmærksomhedspunkt, at det bliver gjort, så de virtuelle deltagere på mødet ikke oplever en ’andenrangs’ deltagelse i arbejdet, når de er med virtuelt.

Tekniske tips

Kamera: Det er en rigtig god idé, at alle går på med kamera. Det højner nærværet for alle i mødet, og gør, at dem, der sidder på afstand, bedre kan fornemme, hvad der foregår i rummet undervejs. Man kan gå på enten fra sin pc eller mobil. Måske I har et mødelokale, der er udstyret med et kamera, hvor alle i rummet kan ses samlet, men vi anbefaler alligevel, at alle går på med egen skærm. 

Lyd: Hvis man sidder flere sammen i et lokale, og alle er på med kamera, er det vigtigt, at det kun er én person, der er på med mikrofon og lyd. Alle andre skal mute deres mikrofon og slukke højtalere. Man kan også bruge en speakerphone til at give en bedre lydoplevelse.  

Skærmdeling/chat/mødenoter: Husk at dele PowerPoints eller andet, der bliver brugt i mødet med alle deltagere og gør opmærksom på, hvis I bruger chatten eller mødenoter i jeres digitale møderum, så alle får den information, der er nødvendig

Mere inspiration til møder

Personer sidder sammen til møde

Mødeledelse

En mødeleder guider alle sikkert gennem mødet ved hjælp af en skarp dagsorden og tilpas styring af de enkelte punkter. Få gode råd til, hvordan du planlægger og gennemfører et møde.

Kvinde sidder og kigger skeptisk ved sin pc

Den besværlige mødedeltager

Få gode råd til, hvordan du håndterer demotiverede mødedeltagere, og hvad du kan gøre for at undgå møder uden energi.

Kollegaer holder møde og ser glade ud

Skab energifyldte møder

Møder er umulige at undgå. Få ideer til, hvordan du kan variere mødet, så de bliver både sjovere og mere effektive.

TILBAGE TIL TOPPEN