Børns Vilkår vil agere hurtigt og smidigt

Af Videncenter for God Arbejdslyst 

Om Børns Vilkår

Børns Vilkår er en NGO-organisation, der arbejder for børns rettigheder. Det gør de bl.a. via Børnetelefonen, hvor de i 2019 havde mere end 55.000 samtaler.

Hierarkiske organisationer har typisk langsommere beslutningsprocesser end flade organisationer, og der kan også være langt fra ide til handling. Det er især et problem, når omgivelserne forandrer sig hurtigt, og beslutninger ofte må tilpasses.  Men i Børns Vilkår vil man gerne være en agil og tilpasningsdygtig organisation, der kan løbe lige så hurtigt – og gerne hurtigere – end forandringerne opstår. Børns Vilkår vil være en TEAL-organisation, og styringsredskabet er stærkt inspireret af sociokratiet.

Selvbestemmende cirkler med beslutningskraft

Den klassiske hierarkiske organisation i sin oprindelige form bliver gradvist udfaset i Børns Vilkår og tilpasset en ny organisationsform, som passer til Børns Vilkår i en fremtidssikret version. De faglige beslutninger vil overgå til selvbestemmende cirkler, som har 100 procent beslutningskraft inden for de områder af missionen, cirklerne er tildelt ansvar for. Børns Vilkår kalder metoden for ‘Børns Vilkår-modellen’ for at understrege, at ledelsesmodellen er tilpasset Børns Vilkårs virkelighed og værdier. Det kalder de for BV-sociokrati.

Beslutningskraften i Børns Vilkår er i stor udstrækning lagt ud i selvledende cirkler, som har ansvar for at sikre den rette kvalitet og inddragelse i de faglige beslutninger, der skal træffes. 

Samtykke til alle beslutninger

Cirklerne træffer beslutningerne baseret på et veldefineret formål for cirklen og igennem en grundig rådføringsproces, hvor alles erfaringer og viden bringes i spil. Det er centralt for cirklernes arbejde, at beslutninger træffes ved samtykke, efter alle i cirklen er blevet hørt og har haft mulighed for at stille spørgsmål. 

Samtykkebeslutninger er ikke nødvendigvis det enkelte medlems personlige præference – men det er inden for den enkeltes tolerancezone. Kun når en beslutning kan skade cirklens formål, gøres der indsigelser. På den måde indarbejdes et princip, der sikrer, at beslutninger ikke behøver være perfekte, så længe de sikrer fremdrift i forhold til indfrielse af cirklens formål.

En ny cirkel hver måned

I juni måned 2019 blev den første cirkel etableret, og herefter er der etableret ca. en ny cirkel om måneden, så der pt. er 11 cirkler med hver 5-8 deltagere. Tæt på halvdelen af alle ledere og medarbejdere er i dag organiseret i en cirkel. De har alle formuleret formål og rollebeskrivelser og er i gang med den sociokratiske mødestruktur. I august 2019 blev Børns Vilkårs direktion og chefgruppe etableret som cirkler, og samtidig blev der oprettet en implementeringscirkel, som overtog ansvaret for at understøtte implementeringen af projektet. 

Lederne skal gå forrest

Den radikale omstilling er gennemført med projektmidler fra Velliv Foreningen, og projektet har bestået af både en inspirationsfase og en implementeringsfase. Her har der været stor fokus på at klæde lederne på, så de kunne støtte medarbejderne i processen, men også så de selv kunne gå forrest i projektet.

”Det har været en spændende proces for ledelsen at vænne sig til, at de ikke længere har vetoret på beslutningerne. Samtidig har de skulle lære at sige nej, når medarbejderne bad dem om at træffe en beslutning. I stedet skal lederne i dag fungere som gode coaches, så medarbejderne får det bedste grundlag at træffe beslutningerne ud fra”, siger Rasmus Kjeldahl, direktør i Børns Vilkår. 

Samtalesaloner åbnede for spørgsmål

I projektet har der været et stort fokus på den interne dialog, så alle i organisationen vidste, hvad projektet byggede på, og hvorfor det var sat i gang. Derfor har man bl.a. afholdt 11 samtalesaloner, der blev faciliteret af en ekstern konsulent. Her kunne medarbejderne stille alle de spørgsmål, de havde brug for. Ligeledes har organisationen i 2020 udviklet et internt introforløb, som alle medarbejdere har deltaget i, og som fremover er en del af deres onboarding af nye medarbejdere.

“Det er vigtigt at få skabt engagement og fælles fodslag i organisationen tidligt i processen, så det ikke bliver et ledelsesmæssigt greb, som medarbejderne venter på, går over, fordi de ikke kan se sig selv i det." 

Det er også helt afgørende at få en bred repræsentation med i udviklingen og afprøvningen af en ny og anderledes metode, som taler ind i alles arbejde”, siger Helle Tilburg Johnsen, der er vicedirektør i Børns Vilkår og leder af den cirkel, der står for implementeringen af projektet.

Cirkler kræver træning

De sociokratiske cirkler har deres berettigelse, når en gruppe kolleger sammen skal løse tilbagevendende opgaver af faglig eller driftsmæssig karakter eller i store tværgående projekter, hvor mange skal træffe beslutninger på tværs af faglighed og afdelinger.

Men det kræver rigtig meget træning at gå fra en klassisk hierarkisk struktur til en netværksbaseret beslutningsstruktur i cirkler. Børns Vilkår gennemfører derfor løbende kompetenceudviklingsforløb for både ledere og medarbejdere. Forløbene er centreret om principper og redskaber i og på tværs af cirklerne. Det handler fx om mødefacilitering, interessenthåndtering, feedback træning, selvledelse og selve lederrollen i en netværksbaseret organisation.

Ikke alt besluttes i cirkler

Men de sociokratiske principper bliver ikke lagt hen over alle opgaver. Organisationen har valgt at bibeholde nogle af virksomhedens aktiviteter i en traditionel organisationsstruktur. Det er bl.a. opgaver som rekruttering, medarbejderudvikling og personaleledelse. 

Tilsvarende har Børns Vilkårs chefgruppe sammen med direktionen fortsat det overordnede ansvar for organisationens mission, strategiske retning og udvikling såvel som for større investeringer, udvikling af nye indsatsområder samt fordeling af midler. Så medbestemmelsen er stor, men ikke uendelig. Den grænse kan dog flytte sig. 

”Når vi laver strategisk udvikling, så inddrager vi medarbejdere i hele organisationen. Men den cirkel, der træffer beslutningerne i forhold til den overordnede strategi, er ”Ankercirklen”. Den består af ledelsesgruppen i Børns Vilkår”, siger direktør Rasmus Kjeldahl.

Medarbejdere bidrager til beslutningerne

Det betyder ikke, at ledelsen egenrådigt træffer de strategiske beslutninger. De får input fra de forskellige arbejdsgrupper, som sidder med de mere driftsorienterede opgaver.

Alfa og omega for Børns Vilkår er, at medarbejderne kan følge med i omstillingsprocessen og være trygge. Det betyder også, at flere cirkler bliver etableret undervejs, og når de første indledende øvelser er trænet, og man som medarbejder føler sig tryg ved arbejdsformen, så begiver de sig i kast med de næste. Det vigtigste er dog, at organisationen bevæger sig, og at medarbejderne er dedikerede og oplever medbestemmelse i deres arbejdsliv.

 

Denne artikel indgår i rapporten "Medbestemmelse - frihed eller forbandelse". Du kan læse hele rapporten her: krifa.dk/indeks9-medbestemmelse.